miércoles, 25 de mayo de 2011

¿QUÉ ES BASE DE DATOS?

Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.
Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una colección de registros. Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono.
Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. A continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y características de las bases de datos.
El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.
Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.
Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.
Definición de base de datos
Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.

CARACTERÍSTICAS

Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar:
  • Independencia lógica y física de los datos.
  • Redundancia mínima.
  • Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
  • Integridad de los datos.
  • Consultas complejas optimizadas.
  • Seguridad de acceso y auditoría.
  • Respaldo y recuperación.
  • Acceso a través de lenguajes de programación estándar
  • LOS ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOS

    Asistente para la base de datos.- Haciendo clic sobre el icono con la "varita mágica" se abre una ventana donde aparecen diversos modelos de asistentes, entre los cuales existe la posibilidad de escoger el que más le interese (por ejemplo, "Inventario doméstico"). Es el programa quien realiza automáticamente todas las estructuras necesarias tales como las tablas, máscaras, consultas, etc. Los asistentes pueden utilizarse también como punto de partida para su diseño principal e integrarlo después en otras tablas, consultas, etc.

     Es en realidad, un pequeño programa que coloca unas preguntas en sucesión a las cuales debemos responder sobre lo que deseamos realizar.

    Base de datos en blanco.- Seleccionado esta opción tras abrir el programa se nos pregunta dónde deseamos guardar la base de datos y con qué nombre. Tras esto, debe hacer clico sobre Crear y se abrirá la ventana Database, que contiene los seis tipos de objetos que caracterizan la estructura de Access:

    -Tablas: son el "corazón" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrónica formada por filas (informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz de la Base de datos, mientras que el campo contiene cada uno de los detalles.
    -Consultas: son "herramientas" que sirven para "eliminar" todos los datos que no interesan haciendo aparecer únicamente aquellos que interesan.
    -Máscaras o formularios: permiten la visualización y la gestión de los datos contenidos en las tablas y en las consultas. Normalmente representan la interface principal entre el programa y el usuario para que de este modo resulte más fácil la introducción de los datos.
    -Reporte o informes: recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresión o análisis, facilitando la individualización de los datos más importantes.
    -Macros: automatizan las funciones de la base de datos.
    -Módulos: registran de Access Basic (programación).
    Las tablas, informes, formularios y consultas aparecen en diversos momentos, pero están vinculados entre ellos. Las tablas representan el centro de cada actividad: el resto de objetos interactúan con los datos indicados en las tablas.

DISEÑO DE BASES DE DATOS

DISEÑO DE BASES DE DATOS
Son muchas las consideraciones a tomar en cuenta al momento de hacer el diseño de la base de datos, quizá las más fuertes sean:
o   La velocidad de acceso,
o   El tamaño de la información,
o   El tipo de la información,
o   Facilidad de acceso a la información,
o   Facilidad para extraer la información requerida,
o   El comportamiento del manejador de bases de datos con cada tipo de información.
No obstante que pueden desarrollarse sistemas de procesamiento de archivo e incluso manejadores de bases de datos basándose en la experiencia del equipo de desarrollo de software logrando resultados altamente aceptables, siempre es recomendable la utilización de determinados estándares de diseño que garantizan el nivel de eficiencia mas alto en lo que se refiere a almacenamiento y recuperación de la información.
De igual manera se obtiene modelos que optimizan el aprovechamiento secundario y la sencillez y flexibilidad en las consultas que pueden proporcionarse al usuario.

EL MODELO ENTIDAD-RELACIÓN

El modelo entidad-relación es el modelo conceptual más utilizado para el diseño conceptual de bases de datos. Fue introducido por Peter Chen en 1976. El modelo entidad-relación está formado por un conjunto de conceptos que permiten describir la realidad mediante un conjunto de representaciones gráficas y lingüísticas.
Originalmente, el modelo entidad-relación sólo incluía los conceptos de entidad, relación y atributo. Más tarde, se añadieron otros conceptos, como los atributos compuestos y las jerarquías de generalización, en lo que se ha denominado modelo entidad-relación extendido.
Entidad
Cualquier tipo de objeto o concepto sobre el que se recoge información: cosa, persona, concepto abstracto o suceso. Por ejemplo: coches, casas, empleados, clientes, empresas, oficios, diseños de productos, conciertos, excursiones, etc. Las entidades se representan gráficamente mediante rectángulos y su nombre aparece en el interior. Un nombre de entidad sólo puede aparecer una vez en el esquema conceptual.
Hay dos tipos de entidades: fuertes y débiles. Una entidad débil es una entidad cuya existencia depende de la existencia de otra entidad. Una entidad fuerte es una entidad que no es débil.
Relación (interrelación)
Es una correspondencia o asociación entre dos o más entidades. Cada relación tiene un nombre que describe su función. Las relaciones se representan gráficamente mediante rombos y su nombre aparece en el interior.
Las entidades que están involucradas en una determinada relación se denominan entidades participantes. El número de participantes en una relación es lo que se denomina grado de la relación. Una relación recursiva es una relación donde la misma entidad participa más de una vez en la relación con distintos papeles. El nombre de estos papeles es importante para determinar la función de cada participación.
Atributo
Es una característica de interés o un hecho sobre una entidad o sobre una relación. Los atributos representan las propiedades básicas de las entidades y de las relaciones. Toda la información extensiva es portada por los atributos. Gráficamente, se representan mediante bolitas que cuelgan de las entidades o relaciones a las que pertenecen.
Cada atributo tiene un conjunto de valores asociados denominado dominio. El dominio define todos los valores posibles que puede tomar un atributo. Puede haber varios atributos definidos sobre un mismo dominio.
Los atributos pueden ser simples o compuestos. Un atributo simple es un atributo que tiene un solo componente, que no se puede dividir en partes más pequeñas que tengan un significado propio. Un atributo compuesto es un atributo con varios componentes, cada uno con un significado por sí mismo. Un grupo de atributos se representa mediante un atributo compuesto cuando tienen afinidad en cuanto a su significado, o en cuanto a su uso. Un atributo compuesto se representa gráficamente mediante un óvalo.
Identificador
Un identificador de una entidad es un atributo o conjunto de atributos que determina de modo único cada ocurrencia de esa entidad. Un identificador de una entidad debe cumplir dos condiciones:
  1. No pueden existir dos ocurrencias de la entidad con el mismo valor del identificador.
  2. Si se omite cualquier atributo del identificador, la condición anterior deja de cumplirse.

TABLAS

Una tabla es un conjunto de datos que se refieren a un determinado argumento. Los datos se subdividen en columnas (campos) y filas (registros); cada campo contiene un único dato relativo, por ejemplo, a una personas, mientras que un registro contiene todas las informaciones relativas a la misma persona.
Creación de una tabla.- Para crear una tabla se debe seleccionar el botón Nuevo en Tablas y en la ventana que se abre, seleccionar una de las cinco posibilidades que presenta:
Vista de hoja de datos: para crear una nueva tabla en la que se pueden añadir, modificar o analizar los registros.
Vista diseño: para crear o modificar la estructura de una tabla. En la parte superior de la ventana tabla se especifican los campos que se desean insertar, mientras que en la parte inferior se especifican las propiedades para cada campo que sirven para mejorar la funcionalidad de la base de datos.
Asistente para tablas: para crear automáticamente una tabla. Abra la primera ventana. En su interior seleccionaremos el tipo de tabla en el recuadro "Tabla de ejemplos" y los campos que deseamos introducir en el recuadro "Campos de ejemplo". Para estos campos debemos seleccionar el campo y hacer click en el botón de Insertar>, haciendo click sobre otro> aparecen adjuntos todos los campos. Haciendo click sobre Siguiente, se abre la segunda ventana en donde le daremos el nombre de la tabla, para hacer de nuevo click en Siguiente.
En la tercera elegiremos sí, una vez creada la tabla si desea:
o   Modificar el diseño de la tabla
o   Introducir datos directamente en la tabla
o   Introducir datos en la tabla usando un formulario que crea el Asistente
o   Importar tabla: importa tablas de un archivo externo a la base de datos. Se
Solicitará la carpeta y el nombre del archivo deseado.
o   Vincular tabla: crea tablas en la base de datos actual que están vinculadas a tablas de un archivo externo.
o   Una vez creada la tabla, es posible visualizarla en Vista diseño o Vista hoja de datos.

FORMULARIOS

Los formularios permiten organizar los datos de manera análoga a las fichas en los documentos a rellenar, introducir los datos en la base de datos, verlos e imprimirlos.

Crear un formulario.- Existe la posibilidad de crear un formulario utilizando un asistente o bien automáticamente mediante el Asistente para formularios. El Asistente para formularios realiza más rápidamente el proceso de creación de un formulario ejecutando automáticamente todas las operaciones fundamentales. En tal caso, al usuario se le solicitan las informaciones y se crea un formulario basándose en las respuestas dadas. También es posible ir a Vista Diseño para personalizar el formulario.

Crear un formulario utilizando el Formulario de Entrada.- El formulario de Entada crea un formulario que visualiza todos los campos y los registros de la tabla o consultas seleccionadas. Cada campo se muestra en una fila diferente con una etiqueta a la izquierda. Para hacer esto es necesario:
o   En la ventana de la base de datos, elegir la ficha Tablas o Consultas.
o   Hacer click en la tabla o en la consulta sobre la cual deseamos que se base el formulario o bien abrir la tabla o la consulta en cualquier vista.
o   Hacer click sobre la flecha junto al botón Nuevo objeto de la barra de herramientas, y después hacer click nuevamente sobre Formulario de inicio.
Crear un formulario con un asistente.- Para ello deberemos:
o   En la venta de la base de datos, elegir la ficha Formularios y hacer click sobre el botón nuevo.
o   En la ventana de diálogo Nuevo Formulario, escoger el asistente que se desee utilizar. A la izquierda de la ventana de diálogo aparecerá una descripción del asistente.
o   Hacer clic en el nombre de la tabla o de la consulta que incluye los datos sobre los cuales desea que se base el formulario.
o   Pulsar Aceptar.
Si ha escogido la opción Asistente para Formularios, Asistente para Gráficos o Asistente para Tablas Dinámicas, siga las indicaciones que aparecen en la ventana de diálogo del Asistente.

INFORMES

Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basándose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas, etiquetas, postales, listines telefónicos... Existe la posibilidad de diseñar informes que presenten las informaciones del modo que se desee gracias al uso de diversos elementos gráficos, de texto, de imágenes... Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo profesional.

Crear un informe.- Antes de crear un informe es necesario establecer la procedencia de los datos: si se encuentran en una tabla, vincularemos el informe a la tabla; sin embargo, si se encuentran en más tablas, lo vincularemos a una consulta.
Creación de un informe con el asistente.- Usando el asistente se puede crear rápidamente un modelo de informe y luego introducir modificaciones eventuales. Para hacer esto se debe:
o   Hacer clic en Informes de la base de datos.
o   Elegir el botón Nuevo y en la ventana de diálogo hacer clic sobre Nuevo informe, seleccionando la tabla o consulta de origen para el informe.
o   Elegir el botón Asistente.
o   Debemos elegir el tipo de asistente deseado. Nos encontramos con las siguientes opciones:
Asistente para informes: crea automáticamente un informe basado en los campos seleccionados.
Auto informé: columnas. Crea automáticamente un informe en columnas.
Auto informe: tabular. Crea automáticamente un informe tabular.
Auto informe para gráficos: crea un informe con un gráfico.
o   Asistente para etiquetas: crea un informa con formato para imprimir etiquetas.
Seleccionar entre las opciones que se presentan en las diversas ventanas que se abren sucesivamente.
Crear sin el asistente.- Para ello deberemos:
o   Elegir los Informes de la ventana Base de datos.
o   Hacer clic en el botón Nuevo: se abrirá una ventana de diálogo Nuevo informe en la cual seleccionaremos la tabla/consulta de origen de los datos.
o   Elegir el botón informe en blanco: se abrirá el informe en Vista diseño.